System obsługi dokumentów KSEF

KSEF - wartościowy system który zaskoczył producentów ERP.

Projekt KSeF powstał jako element uszczelniania systemu podatkowego i cyfryzacji obrotu gospodarczego, wzorowany na doświadczeniach z wprowadzeniem Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). System został oficjalnie uruchomiony 1 stycznia 2022 roku jako rozwiązanie opcjonalne, pozwalające pionierskim przedsiębiorstwom na testowanie wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Początkowo zakładano, że obowiązek korzystania z systemu wejdzie w życie już w 2023 roku, jednak termin ten był wielokrotnie przesuwany. Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe, co pozwoliło informatykom na integrację systemów ERP z rządową platformą.

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wdrożenia KSEF objął  największych przedsiębiorców, od 1 kwietnia 2026 roku stał się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców.

Jakie problemy napotkał nasz Klient ?

Klient wykorzystuje oprogramowanie Symfonia. Symfonia ma wdrożony integrator z systemem ERP ale jest on skomplikowany w obsłudze oraz kosztowny ze względu na limity dokumentów. Co więcej aby korzystać z KSEF musiał zmienić wersję oprogramowania i dokonać migracji dokumentów. Nie wszystkie dokumenty zostały przeniesione. Wystawianie korekt do historycznych faktur pozostało w starym systemie który nie ma połączenia z KSEF. Ręczne wprowadzanie faktury w aplikacji web udostępnionej przez MF jest pracochłonne.

Dział sprzedaży Klienta musi mieć podgląd do dokumentów zakupowych oraz sprzedażowych. Pracownicy mają odpowiednie upoważnienia i korzystają z oficjalnej aplikacji web. Jednak ona udostępnia widok wszystkich dokumentów. Każdy pracownik widzi dokumenty  sprzedażowe wystawiane przez firmę oraz pełną listę faktur kosztowych. Tajemnice handlowe, koszty, rozliczenia B2B przestają być tajemnicą.

Dodatkowo nie ma systemu powiadomień, handlowcy muszą wielokrotnie logować się do KSEF aby ustalić czy otrzymali już fakturę.

KSEF20, dlaczego jest to rozwiązanie warte uwagi ?

zobacz na: ksef20.venti.pl

KSEF20 to system webowy wspierający firmy w codziennej obsłudze faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Aplikacja integruje się z API KSeF, automatyzuje pobieranie faktur zakupowych i sprzedażowych, umożliwia ich wygodne przeglądanie, filtrowanie, eksport do XML/PDF oraz wysyłkę własnych faktur do KSeF. System uzupełnia proces o powiadomienia e-mail, panel administracyjny i integracyjny endpoint API.

• korzystając z KSEF20 ty decydujesz jakie faktury widzi pracownik firmy
• listowanie faktur wyposażone jest w filtry, faktury można pobrać w formacie XML lub PDF
• system poprawnie obsługuje widoki faktur w wieloma pozycjami, wyświetla numery GTIN przy pozycjach a nie w osobnym zestawieniu
• łatwo zarządasz dostępem użytkowników na podstawie Twoich certyfikatów, nie jesteś uzależniony od posiadania certyfikatów osób trzecich
• system posiada moduł powiadomień, otrzymasz email jeżeli pojawi się faktura od zdefiniowanego numeru NIP
• system posiada moduł importu faktur sprzedaży, importuje dokumenty XML oraz faktury w formie PDF, w ten sposób łatwo przekażesz fakturę do systemu KSEF bez pośrednictwa Twojego ERP lub aplikacji rządowej
• system jest gotowy do integracji z istniejącymi ERP: Symfonia, Optima, Subiekt oraz inne
• za pośrednictwem KSEF20 zintegrujesz sklep internetowy z systemem e-faktur
• KSEF20 tworzy pełny backup zarówno faktur sprzedażowych jak i zakupowych, faktury przechowywane są w formacie XML zgodnym z wymogami ministerstwa finansów.

Architektura i rozwiązania techniczne

Architektura została oparta o aplikację Python/Flask uruchamianą w kontenerach Docker. Warstwa webowa działa przez Gunicorn, a osobny worker cyklicznie synchronizuje dane z KSeF. PostgreSQL przechowuje użytkowników, konta, metadane faktur, statusy synchronizacji i konfigurację powiadomień, natomiast MongoDB służy do przechowywania pełnych dokumentów XML. Redis wspiera mechanizmy limitowania zapytań.

System obsługuje uwierzytelnianie użytkowników, role administracyjne, reset haseł, ochronę formularzy, bezpieczne sesje oraz tokeny integracyjne dla zewnętrznych systemów. Dostęp do danych jest powiązany z kontem użytkownika, a integracja z KSeF wykorzystuje certyfikaty, podpis XAdES, tokeny dostępowe i odświeżanie sesji.

Projekt jest przygotowany do dalszego skalowania dzięki konteneryzacji, rozdzieleniu aplikacji webowej od workera oraz wykorzystaniu osobnych baz dla danych strukturalnych i dokumentowych. Integracja z API KSeF obejmuje pobieranie metadanych, dokumentów XML, obsługę sesji, statusów faktur, tokenów oraz limitów API.

Szukasz dedykowanego oprogramowania do Twojej firmy ?

Wyslij nam swój brief lub pomysł. Zweryfikujemy założenia i zaproponujemu rozwiązanie.